Digitale Tachograaf

Algemeen
De digitale tachograaf is in Nederland verplicht sinds 1 mei 2006. Alle voertuigen die na deze datum op kenteken zijn gezet, zijn voorzien van een digitale tachograaf (m.u.v. vrijstellingen). De digitale tachograaf vervangt hiermee de analoge tachograaf, die tot deze datum een verplichting was.

Het grootste verschil in gebruik met de analoge tachograaf is het feit dat de chauffeurs bij de digitale tachograaf de knop 'activiteit' moet gaan bedienen. Hij of zij moet aangeven of de activiteit bij stilstand rusten, werken of beschikbaarheid is. Bij de analoge tachograaf sprong de tachograaf bij stilstand automatisch op rusten, bij de digitale tachograaf moet de chauffeur dit handmatig aangeven. Bij de Siemens VDO tachograaf is hiervoor de update beschikbaar gesteld. Nieuwe tachografen springen automatisch op rust, en oudere digitale tachografen vanaf het serienummer 428.865 kunnen geüpdate worden. Het serienummer is te vinden in de printlade van de tachograaf.

Vrijstellingen
Niet ieder bedrijf is tachograafplichtig. Hierop zijn een aantal uitzonderingen gemaakt. Onderstaand zijn de uitzonderingen. Indien gewenst kan bij EVO een vrijstellingsbrief worden aangevraagd.

Truckverhuurders vrijgesteld van tachoplicht, aan deze ontheffing zijn wel enkele voorwaarden verbonden:
De vrachtauto mag geen lading bevatten
De chauffeur mag niet meer dan 12 uur per week achter het stuur zitten
Bijzondere vrijstelling voor bestelauto’s + aanhangwagen
In bepaalde branches, waaronder de aannemerij, installatie-, en rietdekkersbranche, wordt veel gebruik gemaakt van bestelauto’s waaraan af en toe een aanhangwagen wordt gekoppeld. Doordat daardoor het totaalgewicht van de combinatie boven de 3.500 kg komt zou een tachograaf in de bestelauto moeten worden ingebouwd en gebruikt. Gevolg zou zijn dat bedrijven veel kosten moeten maken voor de inbouw, het ijken en gebruiken van de tachograaf. Dit terwijl het rijden voor dit soort bedrijven slechts bijzaak is. Om dit te voorkomen is er een aparte vrijstellingsregeling gemaakt.

Voorwaarden voor de vrijstelling zijn:
Er mag uitsluitend binnen Nederland gereden worden
Het totaal toegestaan gewicht van de combinatie mag niet meer dan 7.500 kg zijn
Het rijden mag niet de hoofdtaak van de bestuurder zijn, maximaal 12 uur per week
Het mag alleen gaan om eigen vervoer van goederen die benodigd zijn voor de uitoefening van de functie

Uitlezen & opslaan
Data uit de digitale tachograaf is, anders dan de analoge schijven, digitaal gecodeerd en moet daarom uitgelezen worden. Bij gebruik van de digitale tachograaf moeten zowel de bestuurderskaarten als de digitale tachograaf zelf worden uitgelezen. Deze uitleesapparatuur wordt door verschillende aanbieders op de markt gebracht.

Digitale tachograaf
In het massageheugen van de digitale tachograaf worden onder andere de volgende gegevens opgeslagen: 
• Identiteit chauffeur en de activiteiten (werk-, rij- en rusttijden)
• Kilometerstand (afgelegde afstand)
• Het voertuigidentificatienummer en het kenteken
• Fabrikantgegevens van het controleapparaat en de sensor

Deze data moet uiterlijk ieder kwartaal uitgelezen worden. Eerder uitlezen mag uiteraard. Tijdens het uitlezen wordt een kopie van de data gemaakt, deze blijft dus ook altijd in de digitale tachograaf. De opslagcapaciteit van de digitale tachograaf is ca. 365 dagen, dus op dag 366 wordt dag 1 overschreven en is die data weg uit het apparaat.

Om de digitale tachograaf uit te lezen zijn twee dingen nodig:
1. Een bedrijfskaart
2. Een uitleesapparaat van een leverancier

De bedrijfskaart is de sleutel die toegang geeft tot de digitale tachograaf. Hiermee kan een bedrijf alleen de eigen gegevens downloaden. Voorwaarde is wel dat bij aflevering van het voertuig (dus voordat er mee gereden wordt) een lock-in gedaan wordt met de bedrijfskaart. Dit is een bedrijfsvergrendeling waarna de digitale tachograaf op naam van het bedrijf staat. Vaak wordt dit samen met de dealer gedaan bij aflevering. 

Met de bedrijfskaart en het uitleesapparaat in het apparaat start het downloaden (LET OP: eerst moet de bedrijfskaart aangemeld zijn in de digitale tachograaf, daarna het uitleesapparaat erin doen). Als dit klaar is staat de data ook op het uitleesapparaat. Het uitlezen gaat zeer langzaam, als gevolg van verouderde technologie. Om het proces te versnellen is het raadzaam alleen de data die wettelijk vereist is uit te lezen. Dit betreft:
• Activiteiten
• Fouten en gebeurtenissen
• Technische gegevens

U kunt in veel gevallen via de meegeleverde software uw downloadapparaat instellen om alleen bovenstaande gegevens uit te lezen. Daarnaast kunt u instellen dat deze alleen de data uit het voertuig uitlees vanaf de vorige download. Dit voorkomt dat iedere keer bij het uitlezen een compleet jaar wordt gedownload.

Bestuurderskaart
De bestuurderskaart bevat de onder andere de rij- en rusttijden van de chauffeur. De kaart heeft een opslagcapaciteit van ca. 28 dagen en moet uiterlijk iedere 21 dagen worden uitgelezen. Op dag 29 wordt dag 1 overschreven. Eerder uitlezen mag en wordt aangeraden.
Indien het voertuig onderweg veel stops maakt (wat leidt tot wisselingen in de digitale tachograaf, bijvoorbeeld van rijden op rusten) kan het zijn dat de bestuurderskaart eerder vol raakt dan 21 dagen. Hierdoor kiezen veel bedrijven ervoor de bestuurderskaarten, indien mogelijk, iedere week uit te lezen.

De bestuurderskaart kan worden uitgelezen:
1. Via losse kaartlezers
2. Via de digitale tachograaf

De eerste is verreweg de snelste manier. Kaartlezers zijn er in verschillende varianten (los op een balie, gekoppeld aan boordcomputer of pc) en het uitlezen duurt ongeveer 30-60 seconden.

De tweede mogelijkheid is de bestuurderskaart uit te lezen als deze in de digitale tachograaf zit. Hierbij is dan wel een uitleesapparaat en de bedrijfskaart nodig. Uitlezen duurt hier veel langer aangezien de data niet snel uit de digitale tachograaf gelezen kan worden.

Opslaan van de gegevens
De gegevens moeten voor IVW 52 weken worden bewaard. Let wel, voor de fiscus en/of CAO kan deze bewaartermijn langer zijn! Om de data niet te verliezen, is het raadzaam om regelmatig een back-up van de gegevens te maken.

Om de data te kunnen bekijken is speciale software nodig. De data is niet in reguliere programma’s als Word of Excel te bekijken. De software die leveranciers aanbieden heeft in de meeste gevallen meerdere functionaliteiten zoals downloadherinneringen, weergave van de rij- en rusttijden, overtredingenmodule en dergelijke.